Operar
Usuarios y roles
Quién puede hacer qué, y cómo delegar secciones sin dar acceso total.
Panel › Usuarios. Aquí se crean las personas y se decide qué puede hacer cada una.
Los roles
| Rol | Alcance |
|---|---|
| Administrador | Todo dentro de la academia |
| Gestor (manager) | Solo las secciones que le habilites, una por una |
| Docente | El aula de los grupos que dicta: contenido, calificar, ver alumnos |
| Estudiante | Su aula virtual |
| Apoderado | El progreso de los alumnos a su cargo |
Los permisos son por academia. La misma persona puede ser administradora en una y docente en otra sin que se mezclen.
Existe además el superadministrador, que es del equipo de CreceDocente. Opera la plataforma completa y, a propósito, no puede entrar al panel de una academia: si lo intenta, se le devuelve a su propio backoffice. Es una decisión de diseño, no una limitación — evita que un operador de la plataforma toque por accidente los datos de un cliente.
El rol Gestor: permisos a medida
Es el rol más útil y el menos entendido. Un gestor arranca sin poder hacer nada y el administrador le va habilitando secciones una por una, desde el detalle del usuario.
Las funciones que se pueden delegar:
| Área | Funciones |
|---|---|
| Académico | Programas · Niveles · Cohortes · Currículo · Sílabos · Diagnósticos · Certificaciones · Evaluación |
| Finanzas | Facturación · Pagos · Planes · Usuarios |
| Marketing | Campañas · Journal |
Dentro de una sección habilitada, el gestor puede lo mismo que un administrador: crear, editar y eliminar. No hay medios permisos del tipo "puede ver pero no editar".
Esto es deliberado: los permisos por acción se vuelven imposibles de razonar y la gente acaba dando el rol de administrador a todos para salir del paso. Aquí la pregunta es una sola y se responde rápido: ¿esta persona se encarga de esta sección, sí o no?
Cuándo usarlo
- La coordinadora que arma cohortes y matricula, pero no toca precios → Cohortes, Usuarios.
- El que lleva la comunicación → Campañas, Journal.
- El de administración → Pagos, Facturación, Planes.
Si te descubres habilitándole las catorce funciones a alguien, lo que quieres es un administrador.
Crear usuarios
Hay tres caminos, según el caso.
Crear la cuenta directamente
Rellenas los datos y la cuenta queda lista. Para cuando das de alta a alguien que ya está contigo.
Invitar por correo
El usuario recibe un enlace para unirse y pone él su contraseña. Puedes añadir un mensaje de bienvenida.
Es lo mejor para docentes y personal: nadie tiene que inventar ni comunicar contraseñas.
Añadir un hijo (cuenta sombra)
Para alumnos menores que no tienen correo propio. Se crea desde la ficha del apoderado y la plataforma le genera una cuenta interna.
El menor entra con normalidad y todo lo que se le enviaría por correo llega al apoderado. Es el mecanismo pensado para colegios y academias de niños.
Nunca intentes escribir directamente a la dirección interna de una cuenta sombra: no es un buzón real. La plataforma ya redirige sola al apoderado.
La ficha de un usuario
Al abrir un usuario ves, según su rol:
Permisos de gestor — el panel donde habilitas funciones, si es gestor.
Cursos a cargo — los grupos que dicta, si es docente, con su rol principal o asistente. Se pueden asignar desde aquí además de desde la cohorte.
Matricular manualmente — matricularlo en un grupo sin pasar por la cohorte. Útil para altas puntuales.
Pagos — su historial, con el estado de cada uno y la opción de reenviarle el comprobante. Es lo primero que revisas cuando alguien dice que pagó y no tiene acceso.
Encuestas asignadas — qué formularios de ingreso le tocan, si usas encuestas de onboarding.
Permiso de descarga — el permiso especial para descargar videos, pensado para alumnos con mala conexión. Ver Currículo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar el rol de alguien? Sí, desde su ficha. El cambio es inmediato; si tiene la sesión abierta, puede que necesite recargar.
Un docente dice que no ve su curso. Casi siempre no está asignado como docente de esa cohorte. Revisa Cursos a cargo en su ficha, o la pestaña Docentes de la cohorte.
¿Un apoderado puede tener varios hijos? Sí, y ve el progreso de todos.
¿Puedo eliminar un usuario? Evítalo si tiene historial académico: sus notas, entregas y certificados dependen de su cuenta. Lo correcto es suspender su matrícula o retirarle los permisos.
¿Qué diferencia hay entre suspender una matrícula y quitar el rol? La matrícula controla el acceso a un curso; el rol controla qué secciones de la plataforma ve. Suspender una matrícula deja al alumno fuera de ese curso pero sigue entrando a los demás.